Fachinformationen

Unter einer Investition ist allgemein die Anschaffung und/oder Herstellung von materiellen und immateriellen Vermögensgegenständen für das Unternehmen zu verstehen, die längerfristig Finanzmittel binden. Vereinfacht gesagt, führen Investitionen zu signifikanten Ausgaben in der Gegenwart. Der wirtschaftliche Nutzen aus der Anschaffung realisiert sich jedoch erst in der Zukunft.

Wie sind Investitionen grundsätzlich ertragsteuerlich zu behandeln?

Für buchführungs- und bilanzierungspflichtige Unternehmen bestimmt § 247 Abs. 2 HGB, dass im Anlagevermögen Gegenstände auszuweisen sind, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Wie eingangs ausgeführt, zeichnen sich Investitionen, anders als bspw. Vorräte, dadurch aus, dass sie dem Unternehmen langfristig dienen sollen. Sie gehören damit zum Anlagevermögen.

Vermögensgegenstände sind nach § 253 Abs. 1 HGB grundsätzlich höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um Abschreibungen, anzusetzen. Für die Steuerbilanz und damit die Gewinnermittlung gilt dies entsprechend (§ 4 Abs. 1 i. V. m. § 5 Abs. 1 S. 1 und § 6 EStG). Im Steuerrecht spricht man anstatt von Abschreibungen von Absetzungen für Abnutzung („AfA“).

Praktisch bedeutet das, dass die durchaus signifikanten Investitionskosten im Jahr der Anschaffung nicht oder nur in Höhe der zeitanteilig auf das Anschaffungsjahr entfallenden Abschreibungen steuerlich geltend gemacht werden können. Das Unternehmen hat somit in der Regel signifikante Zahlungsabgänge, ohne dass eine unmittelbare steuerliche Entlastung im Investitionsjahr entgegensteht.

Zur Investitionsplanung gehört somit die zutreffende Berücksichtigung der Abschreibungen und der damit der erst periodisch in der Zukunft eintretenden Steuerentlastungen.

Die vorstehenden Ausführungen gelten hierbei nicht nur für bilanzierende Steuerpflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben („EÜR“) - bspw. Kleingewerbetreibende und Freiberufler - ermitteln (§ 4 Abs. 3 S. 3 EStG).

Für welche Vermögensgegenstände können Abschreibungen angesetzt werden?

Grundsätzlich gilt, dass Abschreibungen nur für abnutzbare Vermögensgegenstände angesetzt werden können. Das heißt, der angeschaffte Vermögensgegenstand muss einer technischen und/oder wirtschaftlichen Abnutzung unterliegen.

Grundstücke sind hierbei, im Gegensatz zu Gebäuden, nicht-abnutzbare Vermögensgegenstände. Beim Immobilienkauf wirkt sich der auf das Grundstück entfallende Kaufpreis daher erst bei Entnahme oder Veräußerung des Grundstücks steuerlich aus. Jährliche Abschreibungen können nur für das Gebäude und die ggf. miterworbenen weiteren Vermögensgegenstände (Betriebsvorrichtungen, Zubehör usw.) geltend gemacht werden.

Der Bundesfinanzhof hat in einem Urteil aus 2015 [BFH-Urteil vom 16.09.2015, IX R 12/14, DStR 2016, 33.] entschieden, dass eine vertragliche Kaufpreisaufteilung von Grundstück und Gebäude in der Berechnung der AfA (Abschreibung) auf das Gebäude zu Grunde zu legen ist, sofern sie zum einen nicht nur zum Schein getroffen wurde sowie keinen Gestaltungsmissbrauch darstellt.

Daher ist bei jedem Immobilienkaufvertrag dringend zu empfehlen, bereits im notariellem Kaufvertrag eine Kaufpreisaufteilung zu vereinbaren. Andernfalls läuft man Gefahr, die Aufteilung des Kaufpreises auf das Grundstück einerseits sowie das Gebäude und die weiteren Vermögensgegenstände andererseits mit der Finanzverwaltung diskutieren zu müssen. Hierdurch besteht das Risiko, dass geplantes Abschreibungspotential nachträglich verloren geht.

In welcher Höhe können Abschreibungen angesetzt werden?

Abschreibungen können also nur für abnutzbare Vermögensgegenstände angesetzt werden. Stellt sich nun die Frage, in welcher Höhe jedes Jahr Abschreibungen angesetzt werden können.

Grundsätzlich gilt im deutschen Steuerrecht, dass Vermögensgegenstände linear abzuschreiben sind (§ 7 Abs. 1 S. 1 EStG). Die Abschreibung bemisst sich hierbei nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Vermögensgegenstands (§ 7 Abs. 1 S. 2 EStG).

Die jährliche Abschreibung entspricht dann grundsätzlich den Anschaffungs- und Herstellungskosten geteilt durch die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist für jeden Vermögensgegenstand gesondert zu ermitteln. Die Finanzverwaltung gibt hierzu regelmäßig sogenannte AfA-Tabellen heraus, die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauern für verschiedenste Vermögensgegenstände enthalten. Eine Verpflichtung die Werte aus den AfA-Tabellen zu verwenden gibt es nicht, allerdings sind die Abschreibungen bei Verwendung der AfA-Tabellen grundsätzlich weniger streitanfällig.

Die Politik nutzt die steuerlichen Abschreibungsregelungen darüber hinaus auch für wirtschaftsfördernde Maßnahmen. So kann beispielsweise bei beweglichen Vermögensgegenständen, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt worden sind, die degressive Abschreibung angewendet werden (§ 7 Abs. 2 EStG). Hierdurch ergibt sich regelmäßig in der Anfangsphase eine höhere Abschreibung ggü. der linearen Abschreibung. Ein Wechsel zur linearen Abschreibung ist zulässig und sinnvoll, sobald sich hierdurch in der Zukunft höhere jährliche Abschreibungen ergeben (§ 7 Abs. 3 EStG).

Darüber gibt es weitere Sonderregelungen bspw. für Elektrofahrzeuge (§ 7 Abs. 2a EStG).

Für Gebäude sind die betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauern grundsätzlich gesetzlich vorgeschrieben (§ 7 Abs. 4 EStG). Allerdings gibt es gerade für Gebäude eine Vielzahl von Sonderregelungen, die beim Vorliegen der Voraussetzungen in Anspruch genommen werden können und in der Regel als Investitionsförderung gedacht sind. Sprechen Sie hierzu mit Ihrem Steuerberater.

Investitionen und Finanzierung bzw. Liquidität

Wie bereits ausgeführt, zeichnen sich Investitionen dadurch aus, dass am Anfang vergleichsweise hohe Kosten anfallen (Anschaffungs- und Herstellungskosten), die sich erst über mehrere Jahre wirtschaftlich amortisieren. Mit der Frage der Investition stellt sich daher auch unmittelbar die Frage der Finanzierung oder Liquidität.

Steht die Liquidität aktuell nicht zur Verfügung, wird in der Regel eine Kreditanfrage bei der Hausbank gestellt. Die anfallenden Zinsen für die Refinanzierung sind grundsätzlich Betriebsausgaben und damit steuerlich abzugsfähig. Dies gilt aber dann nicht, wenn die Anschaffung genutzt wird, um steuerfreie Einnahmen zu generieren (§ 3c EStG).

Daneben gibt es aber auch die Fälle, dass in einem Jahr gute Gewinne erwirtschaftet wurden, die für eine Investition im Folgejahr genutzt werden sollen oder es wurde ein Vermögensgegenstand veräußert und es ist eine Ersatzanschaffung geplant oder erfolgt.

Bei den Ertragsteuern (Einkommen-, Körperschaft und Gewerbesteuer) handelt es sich um Jahressteuern. Das heißt, grundsätzlich wird der gute Gewinn im aktuellen Jahr voll besteuert und mindert damit die Liquidität für die geplante Investition im nächsten Jahr oder die bereits erfolgte Ersatzinvestition. Das Ergebnis ist betriebswirtschaftlich und wirtschaftspolitisch nicht optimal, da die anfallenden Steuern die Investitionskraft des Unternehmens schwächen.

Investitionen sind jedoch für Unternehmen und letztendlich die Wirtschaft von entscheidender Bedeutung. Daher gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Steuerbelastung heute zu mindern und auf andere Investitionen zu übertragen, um so das beschriebene Problem zu entschärfen.

Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG

Eine Möglichkeit für kleinere und mittlerer Betriebe ist der sog. Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG.

Nach § 7g Abs. 1 EStG können Steuerpflichtige für die künftige Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die mindestens bis zum Ende des dem Wirtschaftsjahr der Anschaffung oder Herstellung folgenden Wirtschaftsjahres vermietet oder in einer inländischen Betriebsstätte des Betriebes ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt werden, bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd abziehen (Investitionsabzugsbeträge).

Der Investitionsabzugsbetrag mindert somit im Jahr der Bildung den steuerpflichtigen Gewinn, sodass weniger Steuern zu zahlen sind und somit mehr Liquidität für die künftige Anschaffung zur Verfügung steht.

Im Gegenzug werden die Anschaffungs- und Herstellungskosten des Vermögensgegenstands und somit die zukünftigen Abschreibungen gemindert (§ 7 Abs. 2 EStG). Aus Liquiditäts- und Investitionssicht ist eine Steuerentlastung heute dennoch in der Regel besser, als eine Steuerentlastung morgen. Der Effekt ist natürlich bei der Planung zu berücksichtigen.

Übertragung stiller Reserven bei der Veräußerung bestimmter Anlagegüter (§ 6b EStG)

Von der Wirkung sowie dem Sinn und Zweck ähnlich ist die Möglichkeit stille Reserven, die bei der Veräußerung eines Vermögensgegenstands realisiert werden, nach § 6b EStG auf eine Ersatzanschaffung zu übertragen.

§ 6b EStG findet insbesondere bei Immobilien Anwendung, da der Anwendungsbereich grundsätzlich auf Grund und Boden, Aufwuchs auf Grund und Boden, Gebäude und Binnenschiffe begrenzt ist (§ 6b Abs. 1 EStG). Darüber hinaus ist § 6b EStG aber auch auf Anteile an Kapitalgesellschaften (bspw. GmbH-Anteile) grundsätzlich anwendbar (§ 6b Abs. 10 EStG).

Vom Grundsatz her wird der Gewinn aus der Veräußerung des begünstigten Wirtschaftsguts nicht besteuert. Dafür werden in gleicher Höhe die Anschaffungs- und Herstellungskosten des Ersatzvermögensgegenstands und somit die zukünftigen Abschreibungen gemindert.

Die Besteuerung der stillen Reserven wird so in die Zukunft verschoben, um die Liquidität für die Investition zu schonen (Periodenverschiebung).

Fazit

Investitionen sind für Unternehmen unverzichtbar. Der Investitionsbedarf hängt unter anderem vom Unternehmen, dem Geschäftsmodell, der Geschäftsstrategie und der jeweiligen Situation ab. Da Investitionen in der Regel zunächst vergleichsweise hohe Kosten verursachen, die sich erst über einen längeren Zeitraum amortisieren, sind Investitionen abhängig von der Größe sorgfältig zu planen. Neben den Anschaffungs- und Herstellungskosten sowie den erwarteten Einnahmen, sind auch die ansetzbaren Abschreibungen und anfallenden Steuern bzw. die periodisch entstehenden Steuerentlastungen in die Betrachtung einzubeziehen.

Da Investitionen nicht nur für das einzelne Unternehmen, sondern für die gesamte Wirtschaft wichtig sind, sind im deutschen Steuerrecht verschiedene Vorschriften zur Investitionsförderung enthalten bzw. werden bei Bedarf neue verabschiedet. Sprechen Sie hierzu ihren Steuerberater an.

Liquidität ist die Fähigkeit des Unternehmers Forderungen in voller Höhe zu bezahlen. Können Forderungen bei Fälligkeit nicht in voller Höhe bezahlt werden, führt das Zahlungsschwierigkeiten und ggf. sogar zur Insolvenz. Zu den Forderungen an einen Unternehmer gehören ebenso Steuerforderungen. Unternehmer und Unternehmen nehmen am Wirtschaftsleben teil und unterliegen mit Ihren Umsätzen und Gewinnen der Steuerpflicht für verschiedene Steuerarten. Typischerweise unterliegt ein Unternehmer oder ein Unternehmen der Steuerpflicht nach dem Umsatzsteuergesetz, nach dem Gewerbesteuergesetz und je nach Rechtsform dem Einkommen- oder Körperschaftsteuergesetz. Hinzu können weitere Steuer- und Abzugsverpflichtungen (bspw. Lohn- und Kapitalertragsteuer) kommen.

Beispiel zur Veranschaulichung

Zur Veranschaulichung betrachten wir das Beispiel eines Einzelunternehmers ("EU") der sich im Januar 2026 mit einer gewerblichen Dienstleistung selbstständig gemacht hat. In einer vereinfachten Betrachtung fällt auf die Nettoeinnahmen des EU 19% Umsatzsteuer und ca. 30 % Einkommen- und Gewerbesteuer an. Anders ausgedrückt, knapp die Hälfte der Nettoeinnahmen sind als Steuern an den Fiskus abzuführen.

Sowohl die Umsatz-, Gewerbe- und Einkommensteuer entstehen jeweils mit Ablauf des Voranmeldungs-, Erhebungs- oder Veranlagungszeitraums. Aber wann sind die Steuern fällig und belasten die Liquidität?

Für den EU ist Voranmeldungszeitraum in der Regel das Quartal. Erhebungs- und Veranlagungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr.

Die erste fällig werdende Steuer ist somit die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraum abzugeben und die Umsatzsteuervorauszahlung auch zu diesem Tag fällig. In unserem Beispiel hat der EU am 10. April 2026 die Umsatzsteuer für seine Umsätze im 1. Quartal 2026 zu entrichten. Zu diesem Zeitpunkt sollten daher 19% der erzielten Netto-Einnahmen als Liquidität zur Verfügung stehen.

Bei den Ertragsteuern (Einkommen- oder Körperschaft- sowie Gewerbesteuer) entsteht die Steuer in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, d. h., in unserem Beispiel mit Ablauf des 31.12.2026. Fällig sind die Steuern aber erst wenn sie durch Bescheid festgesetzt und fällig gestellt wurden. Die Erklärungsfrist ist grundsätzlich der 31.07. für nicht beratene Fälle. Zusätzlich benötigt das Finanzamt noch Bearbeitungszeit. So kann es schnell passieren, dass unser EU ggf. erst im Herbst 2027 ca. 30 % Einkommen- und Gewerbesteuer auf seinen Gewinn aus 2026 zu zahlen hat.

An dem Beispiel ist erkennbar, dass der EU über einen längeren Zeitraum die Steuerbelastung aus Einkommen- und Gewerbesteuer für 2026 einplanen muss, um die notwendige Liquidität bei Fälligkeit zur Verfügung zu haben. Typischerweise wird das Finanzamt daher quartalsweise Steuervorauszahlungen festsetzen, sodass der EU bereits in 2026 quartalsweise jeweils ein Viertel der erwarteten Steuern vorauszuzahlen hat. Im Gründungsjahr beruhen die Steuervorauszahlungen auf den Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. In den Folgejahren werden die quartalsweisen Vorauszahlungen typischerweise mit einem Viertel der Steuer aus dem Vorjahr festgesetzt.

Rücklagen für Steuerzahlungen / Liquiditätsanlage

In unserem Beispiel war bereits erkennbar, dass Steuerzahlungen substanzielle Forderungen darstellen. Unser EU musste bereits im Januar 2026 einplanen, dass er ca. 49% seiner Nettoinnahmen früher oder später als Steuern abführen muss. Andernfalls führt eine Steuerforderung schnell zu Zahlungsschwierigkeiten und im schlimmsten Fall zur Insolvenz. Die notwendige Liquidität ist daher rechtzeitig einzuplanen und bereitzustellen.

Im einfachsten Fall bleibt das Geld auf dem Geschäftskonto bei niedriger oder keiner Verzinsung liegen, was betriebswirtschaftlich nicht optimal ist. Bei einer entsprechenden Liquiditätsplanung kann die vereinnahmte Liquidität bis zur Fälligkeit der Steuern ggf. gewinnbringender angelegt werden. Volatile Anlagen sind hier naturgemäß eher ungeeignet. Eine Aktie, die über einen längeren Betrachtungszeitraum voraussichtlich eine gute Rendite bringt, kann ggf. einen ungünstigen Kurs haben, wenn die Steuern fällig werden. Dann würde bei Liquidierung der Aktie ein Kapitalverlust realisiert. Dennoch gibt es verschiedene Kapitalanlagen, die auch über einen kürzeren Betrachtungshorizont eine bessere Rendite liefern können und planbar sind (bspw. Festgeld).

Ist die Nicht-Abgabe oder verspätete Abgabe von Steuererklärungen oder -anmeldung eine Maßnahme bei Liquiditätsengpässen?

Die Nicht-Abgabe oder verspätete Abgabe ist keine empfehlenswerte Methode, um Liquiditätsschwierigkeiten zu überbrücken. Grundsätzlich ist davon abzuraten, den Fiskus als unfreiwilligen Darlehensgeber einzusetzen. Die verspätete Abgabe führt schnell zur Festsetzung von Verspätungszuschlägen und Schätzungsbescheiden. Die Finanzverwaltung schätzt die Steuer hierbei regelmäßig eher großzügig zu Gunsten der Staatskasse, sodass die Nicht-Abgabe oder verspätete Abgabe die Liquiditätsschwierigkeiten in der Regel nur verschärft. Bei Nicht-Zahlung werden Säumniszuschläge und ggf. auch Zinsen nach § 233a AO fällig.

Das Finanzamt wird im Zweifel auch ohne Rücksicht auf den Fortbestand des Unternehmens die rechtlich zulässigen Mittel der Forderungseintreibung anwenden. Ein Geschäftskonto ist in solchen Fällen schnell gepfändet und eine unternehmerische Tätigkeit mit gesperrtem Geschäftskonto oft schwierig.

Wie wird aus den vorstehenden Ausführungen jetzt eine Steuerstrategie?

Die unternehmerische Tätigkeit ist grundsätzlich mit verschiedensten Steuer- und damit Erklärungspflichten verbunden. Der Zeitraum zwischen Entstehung und Fälligkeit kann hierbei Spielraum für vorübergehende Liquiditätsanlagen bieten. Die Nicht-Einplanung von Steuerzahlungen schnell zu Zahlungsschwierigkeiten und Insolvenz führen.

Grundsätzlich ist es daher notwendig zu wissen, welche Steuern anfallen, in welcher Höhe und wann. Gerade bei Neugründungen kann hier nicht auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden. Eine fachkundige Beratung ist dringend zu empfehlen. Neben der fristgerechten Abgabe von ordnungsgemäßen Steuererklärungen- und -anmeldungen sollte auch bei erfahrenen Unternehmern und Unternehmen eine Steuer- und korrespondierende Liquiditätsplanung zur Steuerstrategie gehören.

Die Buchhaltung ist hier nicht nur gesetzlich geforderte Notwendigkeit, sondern auch Grundlage für die verschiedenen Steuererklärungen und -anmeldungen sowie die ideale Ausgangsbasis für Unternehmenssteuerung und -planung.

Welche Einflussmöglichkeiten habe ich auf meine Steuerzahlungen?

Habe ich meine Steuerzahlungen einmal geplant, stellt sich die Frage, inwieweit der Unternehmer auf die Steuerzahlungen und damit die Liquidität Einfluss nehmen kann.

Antrag auf Anpassung der Steuervorauszahlungen

Wurde das steuerliche Ergebnis im Gründungsjahr zu hoch geschätzt oder läuft das aktuelle Wirtschaftsjahr schlechter als das Vorjahr, können die Steuervorauszahlungen schnell die Liquidität belasten, die eventuell an anderer Stelle dringender benötigt würde.

In diesem Fall empfiehlt sich ein Antrag auf Anpassung der Steuervorauszahlungen. Sofern man dem Finanzamt nachvollziehbar begründet, weshalb die Festsetzung der Vorauszahlungen nicht mehr zur aktuellen wirtschaftlichen Situation passt, kann so eine Anpassung der Vorauszahlungen bewirkt und unterjährig zusätzliche Liquidität geschaffen werden. Im umgekehrten Fall sollte daran gedacht werden, zusätzliche Rücklagen für Steuerzahlungen einzuplanen.

Ist- anstatt Soll-Versteuerung bei der Umsatzsteuer

Beim Vorliegen bestimmter Voraussetzungen können Unternehmer auf Antrag von der Soll- zur Ist-Besteuerung wechseln. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer erst entsteht, wenn die Rechnung bezahlt wurde und nicht schon, wenn die Rechnung gestellt wurde. Die Ist-Besteuerung führt also zu einem echten Liquiditätsvorteil, insbesondere wenn zwischen Rechnungsstellung und -zahlung einige Tage vergehen können.

Planung wirtschaftlich notwendiger Ausgaben und Aufwendungen / Investitionsabzugsbeträge

Da Steuern immer zeitraumbezogen festgesetzt werden, kann es durchaus sinnvoll sein, sowieso anfallende Betriebsausgaben vorzuziehen (bspw. Dezember statt Januar).

Darüber hinaus hat der Gesetzgeber bspw. mit dem sog. Investitionsabzugsbetrag (§ 7g EStG) ein Instrument geschaffen, um Liquidität für geplante Anschaffungen freizuhalten. So können Steuerpflichtige für die künftige Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die mindestens bis zum Ende des dem Wirtschaftsjahr der Anschaffung oder Herstellung folgenden Wirtschaftsjahres vermietet oder in einer inländischen Betriebsstätte des Betriebes ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt werden, bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd abziehen (Investitionsabzugsbeträge). Der Ansatz des Investitionsabzugsbetrages führt somit im Ansatzjahr zu einer Reduzierung der Steuerlast und damit zu freier Liquidität, die für die wirtschaftlich sinnvolle Anschaffung und Herstellung von Wirtschaftsgütern genutzt werden kann.

Fazit

Steuern gehören zum Unternehmertum dazu, da Unternehmer und Unternehmen am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teilnehmen und entsprechend Ihrer Leistungsfähigkeit zum Steueraufkommen beizutragen haben.

Zur Steuerstrategie sollte eine vorausschauende und solide Steuerplanung gehören, da bis zur Fälligkeit von Steuern Liquidität bei sorgfältiger Planung gewinnbringend angelegt werden kann und ungeplante Steuerforderungen schnell zu Zahlungsschwierigkeiten und Insolvenz führen können.

Ebenso sollte zur Steuerstrategie die fristgerechte und vollständige Abgabe von Steuererklärungen und -anmeldungen gehören, da andernfalls die Liquidität schnell durch Steuerschätzungen und steuerliche Nebenleistungen (Verspätungs- und Säumniszuschläge usw.) unangemessen belastet wird.

Grundlage sowohl für die Planung als auch die Erklärungspflichten ist eine laufend ordnungsgemäß geführte Buchführung. Sowohl bei grundsätzlichen Fragen als auch bei der Durchführung steht Ihnen Ihr Steuerberater als kompetenter Partner gerne zur Seite.

Du hast dich mit deiner Geschäftsidee selbständig gemacht. Musst du jetzt Bücher führen und Jahresabschlüsse erstellen?

Nach dem Handelsgesetzbuch ist zunächst jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen (§ 238 HGB), Inventare (§ 240 HGB) und Jahresabschlüsse aufzustellen (§ 242 HGB).

Wenn der Geschäftsbetrieb über eine Handelsgesellschaft erfolgt, ist die Kaufmannseigenschaft grundsätzlich kraft Rechtsform gegeben (Formkaufmann; § 6 HGB). Typische Formkaufleute sind bspw. die Offene Handelsgesellschaft ("OHG"), die Kommanditgesellschaft ("KG"), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ("GmbH"), Unternehmergesellschaft ("UG") oder auch die Aktiengesellschaft ("AG").

Betreibst du jedoch dein Unternehmen als natürliche Person, bist du Kaufmann, wenn du

• ein Handelsgewerbe betreibst (Ist-Kaufmann; § 1 HGB) oder
• wenn die Firma deines Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist (Kann-Kaufmann; § 2 HGB).

Für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft gelten gesonderte Vorschriften (§ 3 HGB).

Wenn dein Unternehmen bisher also nicht kraft Rechtsform oder kraft Eintragung im Handelsregister als Kaufmann qualifiziert, stellt sich die Frage, ob du ein Handelsgewerbe betreibst. Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB).

Also hängt die Verpflichtung zur Führung von Büchern sowie zur Aufstellung von Inventaren und Jahresabschlüssen davon ab, ob dein Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder nicht. Dies ist im Einzelfall ggf. nicht ohne Weiteres trennscharf zu beantworten.

Glücklicherweise hat der Gesetzgeber in § 241a HGB eine Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung von Inventaren normiert. Nach aktueller Rechtslage brauchen Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden. Das heißt, in diesem Fall besteht keine Buchführungspflicht und keine Pflicht zur Aufstellung von Inventaren nach Handelsrecht. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn diese Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (§ 241a S. 2 HGB). Nach § 242 Abs. 4 HGB gilt die Befreiung entsprechend für die Aufstellung von Jahresabschlüssen.

Im Ergebnis heißt das, wenn bei natürlichen Personen als Gewerbetreibenden die vorstehenden Größengrenzen nicht überschritten sind, besteht eine Befreiung von der Buchführungspflicht sowie zur Aufstellung von Inventaren und Jahresabschlüssen nach dem Handelsgesetzbuch.

Das heißt aber nicht, dass du Deine Belege und Geschäftsvorfälle nicht geordnet aufbewahren und dokumentieren musst und solltest. Denn unabhängig von der Wertung des Handelsgesetzbuchs bist du dennoch verpflichtet deinen steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln und Steuererklärungen abzugeben. Das Steuerrecht hat eigene Regelungen zur Führung von Büchern und Aufbewahrung von Unterlagen (insb. § 140 ff. AO oder § 22 UStG). Dennoch bringt die Befreiung von den handelsrechtlichen Anforderungen formale Erleichterungen und damit Kosteneinsparungen.

Darüber hinaus ist die geordnete Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen nicht nur eine Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt und weiteren Stakeholdern, sondern auch Ausgangspunkt für die laufende Überwachung und Steuerung deines Unternehmenserfolgs.

Vorstehende Ausführungen geben nur einen allgemeinen und keinen abschließenden Überblick zum Thema Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.

Dein Steuerberater berät dich individuell, wie du deine Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten am besten erfüllst und damit das Beste aus deinen Geschäftszahlen machst.