Muss ich als (Klein-)Gewerbetreibender Bücher führen und Jahresabschlüsse machen?

Du hast dich mit deiner Geschäftsidee selbständig gemacht. Musst du jetzt Bücher führen und Jahresabschlüsse erstellen?

Nach dem Handelsgesetzbuch ist zunächst jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen (§ 238 HGB), Inventare (§ 240 HGB) und Jahresabschlüsse aufzustellen (§ 242 HGB).

Wenn der Geschäftsbetrieb über eine Handelsgesellschaft erfolgt, ist die Kaufmannseigenschaft grundsätzlich kraft Rechtsform gegeben (Formkaufmann; § 6 HGB). Typische Formkaufleute sind bspw. die Offene Handelsgesellschaft ("OHG"), die Kommanditgesellschaft ("KG"), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ("GmbH"), Unternehmergesellschaft ("UG") oder auch die Aktiengesellschaft ("AG").

Betreibst du jedoch dein Unternehmen als natürliche Person, bist du Kaufmann, wenn du

• ein Handelsgewerbe betreibst (Ist-Kaufmann; § 1 HGB) oder
• wenn die Firma deines Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist (Kann-Kaufmann; § 2 HGB).

Für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft gelten gesonderte Vorschriften (§ 3 HGB).

Wenn dein Unternehmen bisher also nicht kraft Rechtsform oder kraft Eintragung im Handelsregister als Kaufmann qualifiziert, stellt sich die Frage, ob du ein Handelsgewerbe betreibst. Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB).

Also hängt die Verpflichtung zur Führung von Büchern sowie zur Aufstellung von Inventaren und Jahresabschlüssen davon ab, ob dein Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder nicht. Dies ist im Einzelfall ggf. nicht ohne Weiteres trennscharf zu beantworten.

Glücklicherweise hat der Gesetzgeber in § 241a HGB eine Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung von Inventaren normiert. Nach aktueller Rechtslage brauchen Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden. Das heißt, in diesem Fall besteht keine Buchführungspflicht und keine Pflicht zur Aufstellung von Inventaren nach Handelsrecht. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn diese Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (§ 241a S. 2 HGB/a>). Nach § 242 Abs. 4 HGB gilt die Befreiung entsprechend für die Aufstellung von Jahresabschlüssen.

Im Ergebnis heißt das, wenn bei natürlichen Personen als Gewerbetreibenden die vorstehenden Größengrenzen nicht überschritten sind, besteht eine Befreiung von der Buchführungspflicht sowie zur Aufstellung von Inventaren und Jahresabschlüssen nach dem Handelsgesetzbuch.

Das heißt aber nicht, dass du meine Belege und Geschäftsvorfälle nicht geordnet aufbewahren und dokumentieren musst und solltest. Denn unabhängig von der Wertung des Handelsgesetzbuchs bist du dennoch verpflichtet deinen steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln und Steuererklärungen abzugeben. Das Steuerrecht hat eigene Regelungen zur Führung von Büchern und Aufbewahrung von Unterlagen (insb. § 140 ff. AO oder § 22 UStG). Dennoch bringt die Befreiung von den handelsrechtlichen Anforderungen formale Erleichterungen und damit Kosteneinsparungen.

Darüber hinaus ist die geordnete Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen nicht nur eine Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt und weiteren Stakeholdern, sondern auch Ausgangspunkt für die laufende Überwachung und Steuerung deines Unternehmenserfolgs.

Vorstehende Ausführungen geben nur einen allgemeinen und keinen abschließenden Überblick zum Thema Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.

Dein Steuerberater berät dich individuell, wie du deine Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten am besten erfüllst und damit das Beste aus deinen Geschäftszahlen machst.